PROHLÁŠENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jak společnost Kakadoo s.r.o., IČ 14033224, se sídlem Dělnická 776/5, Holešovice, 170 00 Praha 7 (dále jen „Kakadoo“) zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů a zákazníků.

V tomto dokumentu naleznete odpovědi na tyto otázky:
  • Týká se Vás toto prohlášení, jste-li právnickou osobou?
  • Jaké osobní údaje, jak dlouho a proč o Vás či Vašich zástupcích zpracováváme?
  • Odkud Vaše osobní údaje získáváme a komu je předáváme?
  • Jak osobní údaje zabezpečujeme?
  • Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?
Týká se Vás toto prohlášení, jste-li právnickou osobou?

V této souvislosti bychom rádi připomněli, že osobními údaji ve smyslu příslušné právní úpravy zakotvené v evropském nařízení č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jako „nařízení GDPR“) jsou vždy jen osobní údaje fyzických osob.

Jste-li tedy obchodní společností (s.r.o., a.s. apod.) nebo jinou právnickou osobou (nadace apod.) tak ochrana osobních údajů zakotvená v nařízení GDPR se nedotýká údajů vztahujících se k právnické osobě (např. název, IČ, adresa apod.). Ochrana osobních údajů se pak týká pouze osobních údajů konkrétních fyzických osob, které za Vaši společnost s námi jednají, komunikují apod., zpravidla tedy osob, které za Vaši společnost vystupují jako zástupci ve věcech smluvních nebo technických (dále jen „Vaši zástupci“) a na které máme kontaktní údaje (jméno, příjmení, e-mail, telefon apod.). Jste-li právnická osoba, zavazujete se seznámit Vaše zástupce s těmito informacemi o zpracování osobních údajů obchodních partnerů a zákazníků společnosti Kakadoo.

Jste-li fyzická osoba (a je jedno, zda vůči společnosti Kakadoo vystupujete jako podnikatel nebo spotřebitel), vztahuje se na Vás ochrana osobních údajů podle nařízení GDPR v plné míře.

Jaké osobní údaje, jak dlouho a proč o Vás či Vašich zástupcích zpracováváme?

Níže naleznete jednotlivé kategorie osobních údajů a soupis konkrétních údajů, které jsou pod ně zařazeny:

  • Identifikační údaje jsou jméno, příjmení, datum narození/rodné číslo, bydliště a přihlášení do aplikace (uživatelské jméno a heslo);
  • Kontaktní údaje jsou korespondenční adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa;
  • Údaje o využívání služeb jsou historie jízd včetně souvisejících informací (např. délka jízdy, lokalita), záznamy vzájemné komunikace, e-mailová komunikace, informace získané prostřednictvím zpětné vazby, průzkumů, připomínek, návrhů, stížností ve vztahu ke správci a souhlas nebo nesouhlas s typem nebo formou komunikace;
  • Údaje o kontrole přístupu jsou interní systémové logy;
  • Doklady jsou údaje z občanského a řidičského průkazu, popř. jiného dokladu totožnosti, včetně skenu či fotografie těchto dokladů;
  • Lokalizační údaje jsou lokalizační údaje založené na GPS a lokalizační údaje derivované z jiných operací; a
  • Síťové identifikátory jsou IP adresa, otisk zařízení, cookies nebo podobná technologie informace o prohlížeči.
Společnost Kakadoo o Vás či Vašich zástupcích zpracovává níže uvedené osobní údaje, a to za účely a po dobu, jak je uvedeno u těchto údajů:
ÚčelÚdajePrávní základDoba uchování
Poskytnutí služby krátkodobého pronájmu užitkových vozů v rámci projektu KakadooIdentifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o využívání služeb, Doklady (OP, ŘP), Lokalizační údajePlnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR)Po dobu trvání smluvního vztahu
Zajištění listinných a jiných důkazů pro ochranu právních nároků společnosti Kakadoo pro případné mimosoudní, soudní, správní či trestní řízení Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o využívání služeb, Údaje o kontrole přístupu, Doklady (OP), Lokalizační údaje, Síťové identifikátory Oprávněný zájem (zabránění vzniku škod na majetku a reputaci společnosti Kakadoo) (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) V případě Dokladů (vyjma jména, příjmení, data narození/rodného čísla a bydliště) po dobu 6 měsíců po skončení smluvního vztahu. V případě ostatních údajů (včetně jména, příjmení, data narození/rodného čísla a bydliště) po dobu trvání promlčecí doby dle ustanovení § 629 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, prodlouženou o další 1 rok s ohledem na možnou prodlevu mezi zahájením soudního sporu a doručením žaloby
Zasílání obchodních nabídek produktů a služeb společnosti Kakadoo a informování o novinkáchIdentifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o využívání služeb Oprávněný zájem (poskytování aktuálních informací a relevantních produktů a služeb) (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) Po dobu trvání smluvního vztahu prodlouženou o 1 rok
Tvorba analýz, přehledů a statistik Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o využívání služeb, Údaje o kontrole přístupu, Lokalizační údaje, Síťové identifikátory Oprávněný zájem (zajištění řádného chodu poskytovaných služeb a zlepšování kvality poskytovaných služeb) (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) Po dobu trvání smluvního vztahu prodlouženou o 1 rok
Plnění právních povinností společnosti KakadooIdentifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o využívání služebPlnění právních povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR)Po dobu, po kterou společnosti Kakadoo jejich zpracování ukládají příslušné právní předpisy
Odkud Vaše osobní údaje získáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, tedy našich obchodních partnerů a zákazníků, a to v rámci našich smluvních vztahů. Osobní údaje takto získáváme nejen při vzniku smluvního vztahu (při uzavření smlouvy apod.), ale i v průběhu trvání našeho smluvního vztahu (např. bankovní účet, ze kterého nám platíte, email, prostřednictvím kterého s námi komunikujete apod.).

Jste-li naším klientem jako právnická osoba, osobní údaje o Vašich zástupcích získáváme primárně rovněž přímo od Vás (např. jméno, příjmení, e-mail a telefon na Vaše zástupce). V průběhu trvání smluvního vztahu pak i přímo od Vašich zástupců.

Některé osobní údaje o Vás získáváme i z veřejně dostupných zdrojů. Jedná se například o kontrolu Vašich identifikačních údajů podle veřejných evidencí (veřejný rejstřík, registr ekonomických subjektů), kontrolu zveřejněných bankovních účtů a statusu (ne)spolehlivého plátce DPH podle registru DPH nebo o kontrolu neexistence jakýchkoliv dluhů podle veřejných rejstříků a seznamů (insolvenční rejstřík, centrální evidence exekucí). Dále získáváme některé Vaše osobní údaje i z bezpečnostních prvků instalovaných v našich vozidlech, jedná se zejména o lokalizační údaje z GPS.

Vaše osobní údaje můžeme – a v některých případech musíme – předávat dalším osobám, které s předanými osobními údaji nakládají buď na základě našich pokynů (jako tzv. zpracovatelé), nebo je využívají k vlastní činnosti (tzv. příjemci). Osobní údaje těmto předáváme vždy pouze v nezbytně nutném rozsahu, a to:

(a) následujícím zpracovatelům:

  • Smluvní IT poskytovatelé při servisní správě našich programů a aplikací s tím, že v takovém případě jsou ale Vaše osobní údaje zpřístupněny těmto IT poskytovatelům jen v důsledku jejich servisní práce na programu či aplikaci, ve které se osobní údaje nachází a tito externí IT poskytovatelé jsou smluvně zavázáni zpřístupněné osobní údaje žádným způsobem nezpracovávat.
  • Smluvní poskytovatelé právních služeb (advokáti) a případně i orgány veřejné moci (zejm. soudy a exekutorské úřady) v případech, kdy potřebujeme ochránit naše vlastní právní nároky, a za tím účelem předáváme v nezbytném rozsahu Vaše osobní údaje.

následujícím příjemcům:

  • Smluvní poskytovatelé právních služeb (advokáti) a případně i orgány veřejné moci (zejm. soudy a exekutorské úřady) v případech, kdy potřebujeme ochránit naše vlastní právní nároky, a za tím účelem předáváme v nezbytném rozsahu Vaše osobní údaje.
  • Poskytovatelé poštovních a doručovacích služeb v případech, kdy Vám potřebujeme doručit poštovní zásilku nebo zboží, a za tím účelem předáváme těmto poskytovatelům v nezbytném rozsahu Vaše kontaktní údaje.
  • Orgány státní správy, soudy a orgány činné v trestním řízení, pokud nás o to v souladu s příslušnými právními předpisy požádají.

V případě zájmu Vám pochopitelně kdykoliv sdělíme konkrétní subjekty, které spadají do výše uvedených kategorií zpracovatelů a příjemců osobních údajů.

Jak osobní údaje zabezpečujeme?

Společnost Kakadoo dbá na řádné zabezpečení osobních údajů svých obchodních partnerů a zákazníků. Využíváme k tomu celou řadu zabezpečovacích technologií a postupů tak, abychom ochránili Vaše osobní údaje před neoprávněným přístupem, použitím nebo zveřejněním. Mezi základní opatření v tomto směru patří šifrovaný přenos dat, nahraných souborů a uložených dat a omezení přístupu pouze pro příslušné pracovníky.

Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Níže uvedená práva náleží tzv. subjektům údajů, tzn. jednak našim obchodním partnerům a zákazníkům, kteří jsou fyzickými osobami, a jednak jste-li právnická osoba, tak Vašim zástupcům (všechny tyto osoby společně dále jako „Subjekt údajů“).

Jste-li Subjekt údajů, svědčí Vám následující práva:

  • Právo na přístup – máte právo znát, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakými účely, po jakou dobu, odkud údaje získáváme a komu je předáváme a jaká Vám svědčí práva. Právo na přístup realizuje společnost Kakadoo tímto dokumentem nazvaným „Prohlášení o zpracování osobních údajů“.
  • Právo na opravu – máte právo, abychom opravili nebo doplnili Vaše osobní údaje, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
  • Právo na výmaz – máte právo, abychom Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali, je-li splněn některý z důvodů v čl. 17 odst. 1 nařízení GDPR (např. údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny) a zároveň není dán některý z důvodů v čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR, které odůvodňují pokračování zpracování.
  • Právo na omezení zpracování – máte právo v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich určitých osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování. Na rozdíl od práva na výmaz jde však o dočasné omezení zpracování a nikoliv o jejich trvalý výmaz. Případy, ve kterých lze toto právo uplatnit, jsou zakotveny v čl. 18 nařízení GDPR.
  • Právo na přenositelnost – máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje, které jste nám poskytl na základě plnění smlouvy (dle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR) předali Vám nebo přímo jinému správci osobních údajů, kterého nám sdělíte, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Toto právo však platí pouze pro osobní údaje, které zpracováváme automatizovaně. Na základě tohoto práva tak nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje (např. vlastnoruční podpis).
  • Právo podat námitku – máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, ke kterému dochází na právním základu našeho oprávněného zájmu (viz výše). Tuto Vaši námitku prověříme a pokud zjistíme, že nám nesvědčí závažné oprávněné důvody odůvodňující takové zpracování, nebudeme nadále takové osobní údaje pro daný účel zpracovávat. V případě, že se jedná o námitku proti zpracování osobních údajů za účelem zasílání obchodních nabídek našich produktů a služeb a informování o novinkách, tak takové námitce vyhovíme bez dalšího a zajistíme, že již od nás nadále nebudete obchodní nabídky a novinky dostávat.
  • Právo podat stížnost - uplatněním žádného z výše uvedených práv není nijak dotčeno Vaše právo obrátit se se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Jakékoliv výše zmíněné právo můžete u nás uplatnit bezplatně elektronicky (e-mailem) nebo písemně prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu našeho sídla. Vždy prosíme uveďte (i) právo, které uplatňujete (např. právo na opravu); (ii) důvody, o které své právo opíráte (např. že u Vás evidujeme nesprávné IČ) a (iii) co požadujete (např. opravu a uvedení správného IČ u Vaší osoby).

Svůj souhlas s používáním cookies můžete kdykoli odvolat.